Privacyverklaring

Horixa (horixa.nl) is een dienst van Omegaform, KvK 77453999. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig en volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verklaring legt uit welke gegevens we verwerken, waarvoor, en welke rechten je hebt.

1. Welke gegevens we verwerken

Websitebezoekers: gegevens die je invult via het contactformulier (naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer, bericht). We gebruiken geen tracking- of marketingcookies; alleen functionele (sessie)cookies voor inloggen.
Accounts: naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen als hash) en inloggegevens via Microsoft-SSO indien je daarvoor kiest.
Klantdata in de applicatie: gegevens die klanten zelf invoeren (relaties, contactpersonen, projecten, uren, facturen, verlof). Voor deze gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en is Horixa verwerker.
Technische logs: IP-adres, tijdstip en gebruikte functie, voor beveiliging en foutopsporing.

2. Waarvoor we ze gebruiken

Het leveren en beveiligen van de dienst (uitvoering van de overeenkomst).
Het beantwoorden van contact-, demo- en supportaanvragen.
Facturatie en administratie (wettelijke verplichting).
Het verbeteren van de dienst op basis van geaggregeerd, niet-herleidbaar gebruik.

We verkopen nooit persoonsgegevens en gebruiken klantdata niet voor advertenties.

3. AI-assistent

De AI-assistent beantwoordt vragen uitsluitend op basis van gegevens uit de eigen omgeving van de klant. Daarvoor worden relevante fragmenten verwerkt door onze AI-modelleverancier (OpenAI) als subverwerker. Deze gegevens worden door de leverancier niet gebruikt om modellen te trainen. De assistent voert geen wijzigingen door en elke aanvraag wordt gelogd.

4. Waar je gegevens staan en wie erbij kan

Horixa draait op eigen servers in Nederland. We delen gegevens alleen met subverwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren:

Resend (transactionele e-mail vanaf horixa.nl, verwerking in de EU)
Microsoft (optionele Microsoft-login en e-mail-fallback, EU-datacenters)
OpenAI (AI-assistent, zie hierboven)
Mollie (betalingsverwerking voor abonnementen)

Met subverwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten. Buiten deze partijen delen we gegevens alleen als de wet dat vereist.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

Contactaanvragen: maximaal 12 maanden na afhandeling.
Accountgegevens: zolang het account bestaat.
Klantdata: tot 30 dagen na beëindiging van het abonnement (exporttermijn), daarna definitieve verwijdering.
Facturen en administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Technische logs: maximaal 90 dagen.

6. Beveiliging

We nemen passende maatregelen: versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde wachtwoorden, strikte scheiding van klantomgevingen op databaseniveau (row level security), toegangslogging en dagelijkse back-ups.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid van je gegevens en bezwaar tegen verwerking. Mail je verzoek naar hallo@admix.nl; we reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Bij wezenlijke wijzigingen van deze verklaring informeren we accounthouders per e-mail of via de applicatie. De actuele versie staat altijd op horixa.nl/privacy.